Inhärente Risiken
Abläufe, bei denen Lastspitzen auftreten, erfordern Mehrarbeit und Überstunden. An sich ist dies ein Thema des Managements von Ressourcen, man sollte aber nicht außer Acht lassen, dass bei solchen Abläufen ein einzelner Fehler alle Zeitpläne über den Haufen werfen kann.

Sehen wir das einmal von einer anderen Warte aus: Kontrolle und Steuerung werden im heutigen Unternehmensumfeld immer wichtiger. Lastspitzen dagegen sind im Allgemeinen mit höheren Fehlerquoten verbunden, womit auch die Risiken steigen.

Steuerung, Kontrolle und Analyse
Der klassische Ablauf im Monatsabschluss basiert auf einer Routine von
• Abschluss
• Analyse
• Prüfung der Ergebnisse, Initiieren neuer Aktionen

Da die Analyse auf dem Abschluss basiert, kann die Prüfung, ob vorherige Korrektur- und Steuerungsmaßnahmen effektiv waren, nur einmal im Monat erfolgen. Damit können neue Maßnahmen lediglich zu festgelegten Intervallen definiert werden. Stellen Sie sich als Alternative vor, Sie können diesen Steuerungszyklus jederzeit, mehrmals im Monat, durchführen!

Auch für die Durchführung von Kontrollen sind entsprechende Ressourcen erforderlich. Heute werden Mitarbeiter durch den Monatsabschluss gebunden. Stellen Sie sich hier vor, wie effizient Kontrollen durchgeführt werden können, wenn die entsprechende Kapazität plötzlich frei ist! Und vor allem: wieviel Zeit für Analysen zur Unterstützung der Kerngeschäftsprozesse verfügbar sein kann…

Die Möglichkeiten im integrierten System
Ein Abschluss ist lediglich eine Bestandsaufnahme der finanziellen Auswirkungen der Kerngeschäftsprozesse. Ein integriertes System zeichnet diese Auswirkungen unmittelbar bei der Durchführung der entsprechenden Transaktion auf. Liegt nun der Schwerpunkt darauf, Kerngeschäftstransaktionen zeitnah vollständig und richtig zu erfassen, sind betriebswirtschaftliche Aufzeichnungen jederzeit auswertbar – nicht nur am Monatsende.

Zusätzlich lassen sich auch Prüfungen und Korrekturen aus dem Abschluss heraus verlagern.

Die Umsetzung
Basis ist eine Inventur der Tätigkeiten aus dem Monatsabschluss. Dabei werden diese einer der drei folgenden Kategorien zugeordnet:
• Transaktionsbezogen
• Zeitabhängig
• Anlassbezogen

„Transaktionsbezogen“ ist alles, was auf einem Kerngeschäftsprozess basiert. Das kann der Abschluss einer einzelnen Transaktion sein, aber auch die Prüfung oder Korrektur. Führen Sie diese als Teil der Kerngeschäftstransaktion durch. Ein häufiges Thema ist hier noch das nachträgliche Ergänzen mit Eigenschaften. Auch das kann auf Transaktionsebene verschoben werden kann. Während das Verschieben von Tätigkeiten lediglich eine Veränderung von Arbeitsabläufen darstellt, kann das Ergänzen von Eigenschaften auch Konfigurationsaufwand bedeuten.

„Zeitabhängig“ ist alles, was regelmäßig wiederkehrend durchzuführen ist. Hier ist das Ziel, die entsprechenden Intervalle so zu definieren, dass die Tätigkeit außerhalb der Abschlüsse durchgeführt wird.

“Anlassbezogen” steht für Geschäftsprozesse, die nicht transaktionsbezogen sind. In dem Bereich ist sicherzustellen, dass die finanziellen Auswirkungen beim Eintritt des Ereignisses abzubilden sind, was im Wesentlichen mit Change Management erreicht werden kann.

Das Ergebnis
Die Menge der Arbeit wird sich nicht groß verändern. Was sich verändert, ist die Verteilung der Arbeit – und damit verschwindet die Lastspitze. Und endlich kann die Finanzabteilung das Kerngeschäft mit Analysen unterstützen, jederzeit: zum Monatsende, während des Monats, und in Echtzeit.

Mit unserer Expertise können wir Sie gerne auf dem Weg dahin unterstützen.

Kontakt: info@the-finance-coach.com