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Wir beraten und unterstützen Unternehmen im Umfeld von Softwareimplementierung. Letztendlich schlagen sich alle Probleme im Rechnungswesen nieder.
Unser Ansatz mag radikal erscheinen: Er basiert darauf, dass Organisation und System zusammenpassen müssen. Es ist jedoch so, dass dies wesentlich weniger materiellen und immateriellen Aufwand erfordert als wenn Sie versuchen, Ihr ERP System weiter anzupassen.
Für verschiedene Szenarien haben wir vorbereitete Programme verfügbar:
- Post Go Live - Unterstützung
- Migrationsunterstützung
- Fast Close / Virtual Close
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Post Go Live - Unterstützung
Nicht immer werden die Probleme, die sich nach einer Softwareumstellung ergeben auch vorhergesehen. Schließlich arbeitet man mit einem ausgereiften System, die Benutzer wurden geschult, was sollte da also schieflaufen? Einer der Gründe liegt darin, dass bestehende Prozesse ohne Anpassung übernommen werden. Als Reaktion wird gerne versucht, das neue System an die alten Prozesse anzupassen – doch liegt der große Vorteil einer ERP Software gerade in der Prozessintegration. Bei einer europäischen Firmengruppe haben wir Aufräumarbeit geleistet:
Die Unternehmensgruppe von vier Firmen an sieben Standorten, hatte SAP eingeführt, zeitgleich mit der Implementierung eines Shared Service Centers für das Rechnungswesen. Einige Monate nach der Umstellung verweigerte der Wirtschaftsprüfer das Testat aufgrund von Rückständen bei der Erfassung von Lieferantenrechnungen, wegen fehlenden Abstimmungen und konzerninternen Differenzen. Darüber hinaus wurden die Monatsabschlüsse nur mit erheblicher Verzögerung erstellt. Begründet wurden die Probleme mit mangelnder Funktionalität des Systems…
- Wir haben den Beschaffungsprozess neu definiert und die Beteiligten geschult.
- Die Vorauszahlungen an Lieferanten konnten erheblich reduziert werden.
- Die offenen Posten auf Abstimmkonten wurden dauerhaft um 80 % reduziert.
- Abstimmdifferenzen von mehr als 10 Mill USD wurden geklärt.
- Zeitpläne und Check Listen wurden überarbeitet.
Die Firmen konnten ihren Monatsabschluss wieder innerhalb von 7 Tagen vorlegen und der Wirtschaftsprüfer hat das Testat erteilt.
Migrationsunterstützung
Eine unmittelbare, frühe Migrationsunterstützung zeigt natürlich die besten Ergebnisse. Hier können wir sicherstellen, dass Prozesse mit der technischen Einrichtung im Einklang stehen und so Mensch und Technik zusammenpassen. Hier haben wir eine nordamerikanische Firmengruppe bei der Migration unterstützt:
Mit der SAP Einführung wurde die Anzahl von Buchungskreisen von 20 auf 9 reduziert. Zeitgleich hat die Gruppe ihre Aktivitäten im Bereich Rechnungswesen an ein Shared Service Center übergeben…
- Unser Echtzeit-Monitoring hat typische und atypische Probleme, die normalerweise erst mit dem ersten Berichtszyklus identifiziert werden, sofort zu Tage gebracht. So konnten diese Themen auch bereits innerhalb der allerersten Tage adressiert und einer Lösung zugeführt werden.
- Die Datenübernahme wurde zeitlich so gestaffelt strukturiert, dass der Regelbetrieb in SAP nicht beeinträchtigt war, obwohl Teile der Migration aufgrund des nachzuholenden Abschlusses im Altsystem noch nachzuholen waren.
- In vielen Bereichen wurden Mitarbeiter zu den neuen Abläufen geschult.
Damit hatte die Unternehmensgruppe innerhalb von zwei Monaten wieder in der Lage, die Geschäftsergebnisse reibungslos zu verfolgen.
Fast Close / Virtual Close
Die Vereinfachung und Beschleunigung von Abschlussprozessen ist für das Rechnungswesen einer der wesentlichen Vorteile eines integrierten ERP Systems. In einem entsprechenden Projekt haben wir für einen internationalen Kunden innerhalb von sechs Monaten die Zeiten, die für den Abschluss erforderlich sind, um 60% reduziert:
Bei Projektbeginn hatte die Hälfte der rund 100 Unternehmen weltweit bereits SAP im Einsatz, während die andere Hälfte unterschiedlichste lokale Systeme verwendete. Im Laufe des Projektes migrierten weitere 20 Unternehmen auf SAP. Ausgangspunkt waren 8 Tage für den Einzelabschluss und 15 Tage für den Konzernabschluss. Als wesentlicher Grund, weshalb eine Verkürzung der Abschlusszeiten nicht möglich sein sollte, wurde angeführt, dass die erforderlichen Tätigkeiten sich nicht in kürzerer Zeit erledigen ließen…
- Wir haben einen neuen Abschlussprozess entworfen, die betroffenen Unternehmen weltweit geschult, und den Prozess schließlich aktiv gesetzt.
- Viele der Tätigkeiten, die im Unternehmen als abschlussbezogen verstanden wurden, wurden durch transaktionale Verarbeitung ersetzt. Zur Unterstützung der Veränderung haben wir ein Konzept basierend auf Housekeeping und Monitoring entwickelt und umgesetzt.
Heute hat die Unternehmensgruppe konsolidierte Ergebnisse innerhalb von 5 Tagen vorliegen. Die neuen Abläufe lassen sich mit den bestehenden Ressourcen abbilden. |
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